Rechnungsstellung im Onlineshop
Online verkaufen und abrechnen
Händler, die das Internet nutzen, um ihre Produkte zu vertreiben, unterliegen denselben Vorschriften, wie jeder normale Kaufmann. Zu den Pflichten eines Händlers gehört neben anderen die Erstellung einer ordentlichen Rechnung für den Kunden. Die Rechnung ist nicht nur ein wichtiger Beleg für den Käufer. Vor allem das Finanzamt legt großen Wert darauf, dass Rechnungen fest vorgegebenen Regeln folgen. Daher sollte jeder Händler im Internet besondere Sorgfalt auf die Rechnungsstellung im Onlineshop verwenden.
Grundsätzliches zur Rechnung
Die Rechnung gehört zu den offiziellen Geschäftspapieren eines Unternehmens. Sie dokumentiert die gelieferte Leistung und die Einnahme, die Du für einen Verkauf oder eine Dienstleistung erzielst. Das Dokument interessiert vor allem das Finanzamt. Denn die Rechnung stellt den erforderlichen Nachweis für Deine Steuererklärungen. Deine gestellten Rechnungen unterliegen daher einer Archivierungspflicht von bis zu zehn Jahren.
Das muss auf jede Rechnung drauf
Der Gesetzgeber hat den Inhalt und die Form einer Rechnung im Umsatzsteuergesetz geregelt. Im §14 Absatz 4 behandelt das Gesetz, wie eine Rechnung grundsätzlich auszusehen hat. Wenn eine Rechnung von den Vorgaben abweicht riskierst Du, dass das Finanzamt diese nicht akzeptiert. Das kann dazu führen, dass Du Rechnungen nachträglich korrigieren musst oder dass Deine Steuererklärung nicht anerkannt wird. Dein Kunde hat einen Anspruch auf eine ordentliche Rechnung. Auch er kann eine Rechnung ablehnen, wenn sie nicht gemäß den gesetzlichen Vorgaben ausgeführt ist. Es lohnt sich daher, eine Rechnungsvorlage zu erstellen, die folgende Angaben enthält:
• Anschrift Unternehmen
• Adressdaten Kunde
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum
• Steuernummer oder
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer
• Liefergegenstand mit Preis
• Nettosumme
• Mehrwertsteuer
• Gesamtsumme
Die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können alternativ angegeben sein. Wenn die Rechnung ins EU Ausland geht, dann gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf die Rechnung. Zu den abzurechnenden Leistungen gehört beim Onlinehandel meist auch der Versand. Für diesen gibst Du auf Deiner Rechnung den Nettobetrag an. Den Mehrwertsteuerbetrag weist Du danach in einer einzigen Summe aus sämtlichen Lieferbestandteilen aus.
Papier oder Digitalrechnung?
Als Online-Unternehmer kannst Du frei entscheiden, welche Rechnungsform Du bevorzugst. Sowohl die Rechnung, die auf Papier gedruckt ist als auch die elektronische Rechnung hat ihre jeweiligen Stärken und Vorzüge. Der Gesetzgeber verlangt für elektronische Rechnungen und für Papierrechnungen dieselben Pflichtangaben und eine Archivierung von zehn Jahren.
Rechnungsstellung im Onlineshop – die Möglichkeiten
Für die Erstellung von Rechnungen gibt es mehrere Möglichkeiten, die mit unterschiedlichen Techniken arbeiten. Die Entscheidung für eine der technischen Möglichkeiten der Rechnungsstellung hängt vorwiegend vom Umfang der Aktivitäten des Onlineshops ab. Kleine Unternehmen mit geringem Aufkommen an Verkäufen können durchaus einzelne Rechnungen stellen. Der Zeitfaktor bei der Erstellung spielt bei einem geringen Aufkommen ebenso wenig eine Rolle wie eine ausgereifte Technik für die Archivierung von Dateien oder von Papierrechnungen. Für mittelgroße bis große Verkaufsaufkommen solltest Du jedoch zeitsparende technische Lösungen für die Buchhaltung in Erwägung ziehen. Deine Rechnungsstellung im Onlineshop kannst Du mit folgenden technischen Möglichkeiten organisieren:
• Buchhaltungsprogramm
• Shop-System mit Rechnungsstellung
• Webtool
Buchhaltungsprogramm
Nicht nur Onlinehändler profitieren von einem professionellen Buchhaltungsprogramm, das ein Modul für die Rechnung integriert. Sowohl Gründer als auch Betreiber mit langer Shop-Erfahrung können ein Buchhaltungsprogramm für ihre Rechnungsstellung einsetzen und sich damit nicht nur viel Zeit ersparen. Denn ein Buchhaltungsprogramm bringt eine Organisation mit, die den gesetzlichen Vorgaben des Finanzamtes entspricht. Gute Buchhaltungsprogramme können Buchhaltung und Faktura kombinieren. Sie stellen nicht nur die Oberfläche zur Verfügung, um eine ordentliche Rechnung zu stellen, sondern führen auch die korrekte Buchung nach dem Geldeingang aus. Darüber hinaus können Buchhaltungsprogramme auch Schnittstellen mit der unternehmenseigenen Website, bekannten eCommerce Plugins und Apps oder mit den großen Marktplätzen im Internet wie Amazon oder Ebay anbieten. Die Buchhaltungssoftware Billomat beispielsweise bietet neben einer offenen Programmierschnittstelle für unternehmenseigene Lösungen auch kostenlose Apps und Plugins zu gängigen Shop-Systemen wie WooCommerce oder Shopify an, mit deren Einsatz sich die Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen komplett automatisieren lässt. Pro eingehender Bestellung im Onlineshop werden über eine direkte Verknüpfung mit der Buchhaltungssoftware Bestellerdaten erfasst und alle buchhalterischen Dokumente automatisch erzeugt und versendet. Dadurch sparen sich Shop-Betreiber nicht nur den manuellen Aufwand der Rechnungsstellung, sondern sammeln ihre Daten und Dokumente auch an einer zentralen Stelle, was später den Jahresabschluss und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater deutlich vereinfacht.
Automatische Rechnungsstellung im Shop-System
Die Anbieter von Shop-Systemen stellen meist auch Module für die Rechnungsstellung in der Umgebung des Systems zur Verfügung. Die Module werden dann in die Software des Online-Shops integriert. Der Anwender legt die Rechnungen nach der Erstellung im Zusammenhang mit einem Kaufvorgang auf dem Server des Shop-Systems ab. Daher ist es zu empfehlen, sämtliche Rechnungen regelmäßig auf das Offline-Rechnersystem des Unternehmens zu kopieren und dort zu archivieren. Denn ein System-Update der Shop-Software kann genauso zu einem Datenverlust führen, wie ein Serverausfall beim Anbieter. Darüber hinaus sollte das Modul auch eine unabhängige Rechnungsstellung ermöglichen. Denn die Erstellung von Rechnungen für Verkäufe außerhalb des Shop-Systems sollte nicht den Einsatz eines weiteren Buchhaltungsprogramms erfordern. Module für die Rechnungsstellung innerhalb des Shop-Systems eignen sich vor allem für kleine Onlineshops.
Webtool für die Rechnungsstellung im Onlineshop
Ein Webtool für die Rechnungserstellung besteht in einem Programm mit buchhalterischen Funktionen, das online zur Verfügung steht. Internethändler können ihre Rechnungen online erstellen und sie danach in der Cloud ablegen. Die Rechnung geht von dort direkt an den Kunden und kann durch den Händler verfolgt werden. Webtools für Onlineshops bieten darüber hinaus Unterstützung in weiteren Bereichen rund um die Rechnungsstellung. Dazu gehören zum Beispiel
• Angebote
• Mahnungen
• Inkasso
• Auftragsbestätigung
• Lieferscheine
• Gutschriften
Für viele Webtools besteht darüber hinaus die Möglichkeit, sie nach Bedarf durch Add-Ons zu erweitern. Betreiber von Online-Shops können Webtools in der Praxis mit Test-Accounts ausgiebig kennenlernen und ausprobieren, bevor sie sich für einen Anbieter entscheiden. Webtools kosten einen monatlichen Betrag, der weit unter 100 Euro liegt. Sie eignen sich für Gründer und Onlineshops mit mittelgroßen Verkaufsaufkommen.
Über den Autor:
Paul-Alexander Thies
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.
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